中山市水泥制品行业协会档案管理制度

第一章           总则

    一、为了规范我会的档案管理工作，保证档案的完整性及系统性，合理存管有关档案资料，特制定本制度。

    二、协调服务部是协会秘书处的档案管理部门，其主要职责如下：

1、制定协会档案工作的规章制度。

2、对其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

3、做好协会档案的收集、整理、保管和使用工作。

4、对档案进行科学管理，积极、主动提高档案管理水平。

第二章  档案管理

三、中山市水泥制品行业协会档案包括：法规性文件档案、会员单位档案、培训及技能鉴定档案、行业管理服务工作档案、工程创优和技术服务档案、党支部档案、工联会档案以及秘书处其它需要存档的资料文件。

档案资料包括书面资料和电子文档资料，档案存储应采用保存书面资料和保存电子文档相结合的方式。

四、协会档案工作管理采用集中与分散管理相结合的机制。协调服务部负责协会主体档案和法规性文件档案的管理，并对其他部门的档案工作进行督促和指导。其他各部门负责对本部门的档案资料管理，整理编号后将书面档案交由协调服务部统一汇总归档，电子文档则由部门自行安排专人保存管理。

五、各部门应安排专人负责本部门在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，严格按我会“档案编号规定”进行编号整理，并按规定时间移交协调部。

六、归档资料、文件要严格管理。书面档案资料应设置专库专柜储存，切实做好防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。电子文档资料可以采用计算机储存、网络硬盘储存相结合的方式，应做好备份、保管好相应文件夹密码等安全工作。

七、协调部应将各部门移交的书面档案及时入库。书面档案资料应定期进行清卷扫除，确保档案完好无损。各部门应定期对本部门的电子文档资料进行查核，并做好备份工作。

八、每年年终对档案管理情况进行一次全面检查，发现问题及时完善和整改。

九、档案专库专柜钥匙由协调部专人保管。管理人员须加强日常检查，确保档案保存环境整齐、清洁、安全。

十、档案管理人员调离岗位时，必须在离岗前办理好档案或专库专柜的交接手续。

第二章          档案的借阅和保密

十一、凡需借阅或使用已入库档案者，须填写《档案调阅单》，由本部门领导确认后向协调部申请调阅。需查阅其他档案的，须经该部门领导确认批准后向协调部门申请调阅。

十二、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不行擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

十三、借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

十四、未经会长或秘书长批准，档案资料不得提供非协会秘书处工作人员查阅、复印、拍照。

十五、相关人员须严守档案资料外借、复印或摘抄给非本单位人员。

第四章   档案的销毁管理

十六、档案的保存时间根据文件资料的性质而定。对超过保存年限或已实效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报会长批准后，可以销毁。

十七、档案销毁须指派专人负责监销。文件销毁后，监销人应在销毁册上签字。

第五章  附则

十八、各部门应根据各自部门的业务特点，分别制定有针对性的档案管理细则。

十九、本制度由协调服务部负责解释。

中山市水泥制品行业协会

二0一七年二月